Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung TeamShifter

Version: 1

1. Verantwortlicher Anbieter

TeamShifter wird privat betrieben durch:

Jérôme Seiler
Waldhofstrasse 17
4900 Langenthal
Schweiz

Kontakt für Datenschutzanfragen: datenschutz@teamshifter.ch

2. Zweck von TeamShifter

TeamShifter ist eine Software zur Schichtplanung, Arbeitsorganisation und je nach freigeschaltetem Modul zur Erfassung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Abschlüssen, Verträgen und Lohnbestandteilen.

TeamShifter befindet sich in einer Testphase. Funktionen können angepasst, erweitert oder entfernt werden.

3. Verantwortlichkeit der Firmenkunden

Die jeweilige Firma bleibt für die von ihr erfassten Mitarbeitendendaten verantwortlich. TeamShifter verarbeitet diese Daten technisch im Auftrag der Firma.

Firmenkunden sind dafür verantwortlich, nur jene Daten zu erfassen, die für die Planung und Verwaltung notwendig und rechtmässig sind.

4. Bearbeitete Personendaten

Je nach Nutzung und freigeschaltetem Modul können insbesondere folgende Daten bearbeitet werden:

• Name, Benutzername und E-Mail-Adresse
• Team- und Firmenzuordnung
• Rollen, Berechtigungen und Benutzergruppen
• Schichten, Schichtzeiten und Planungsdaten
• Abwesenheiten und Abwesenheitsanträge
• Login-, Sicherheits- und Protokolldaten
• Support-Tickets und Anhänge

In höheren Modellen oder individuell freigeschalteten Modulen können zusätzlich Arbeitszeiten, Arbeitszeitabschlüsse, Vertragsdaten, Lohnbestandteile und weitere administrative Angaben bearbeitet werden.

5. Besonders schützenswerte Personendaten

Abwesenheiten können besonders schützenswerte Personendaten enthalten, insbesondere wenn Einträge wie Krankheit, Unfall, Arzttermin, Mutterschaft, Militärdienst oder andere sensible Gründe verwendet werden.

Firmenkunden und Benutzer sollen keine unnötigen Detailangaben zu medizinischen oder privaten Gründen erfassen. Für die Planung genügt in der Regel eine knappe Abwesenheitskategorie.

6. Benutzerkonten und Sicherheit

Für die Anmeldung werden Benutzerkonten mit Passwort verwendet. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Je nach Rolle oder Einstellung kann eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verwendet oder verlangt werden.

Sicherheitsrelevante Vorgänge wie Login-Versuche, Passwortänderungen oder administrative Aktionen können protokolliert werden.

7. Hosting und technische Dienstleister

TeamShifter wird bei Hostinger gehostet. Der technische Zugriff auf die Anwendung liegt beim Betreiber Jérôme Seiler. Der Hosting-Anbieter kann im Rahmen des Betriebs technische Zugriffsmöglichkeiten auf Serverinfrastruktur haben.

8. Support-Tickets und Anhänge

Wenn Support-Tickets erstellt werden, können die darin enthaltenen Angaben und Anhänge bearbeitet werden, um Anfragen zu prüfen und zu beantworten. Benutzer und Firmen sollen in Support-Tickets keine unnötigen sensiblen Informationen erfassen.

9. Speicherdauer

Für TeamShifter gelten grundsätzlich folgende Aufbewahrungsfristen, sofern keine andere gesetzliche oder vertragliche Pflicht besteht:

• Benutzerkonten: solange die Firma aktiv ist oder das Konto benötigt wird
• Schicht- und Planungsdaten: in der Regel 5 Jahre
• Support-Tickets: in der Regel 2 Jahre
• Technische Logs: in der Regel 90 Tage
• Gelöschte Firmen: 30 Tage Wiederherstellungsfrist

10. Datenexport und Löschung

Firmenkunden können sichtbare Schichtdaten herunterladen, soweit die jeweilige Funktion verfügbar ist. Bei Beendigung der Nutzung können Daten gelöscht oder soweit technisch vorgesehen exportiert werden.

11. Zugriff durch Administratoren

Firmenadministratoren verwalten Daten innerhalb ihrer eigenen Firma. Global- oder Systemadministratoren können technische und administrative Funktionen wahrnehmen. Der Betreiber greift nur auf Daten zu, soweit dies für Betrieb, Support, Sicherheit oder Fehlerbehebung erforderlich ist.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können Auskunft, Berichtigung oder Löschung ihrer Personendaten verlangen, soweit keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe entgegenstehen. Mitarbeitende wenden sich grundsätzlich zuerst an ihre Firma. Datenschutzanfragen können zusätzlich an datenschutz@teamshifter.ch gerichtet werden.

13. Datensicherheit

TeamShifter verwendet technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz der Daten, unter anderem Zugriffsbeschränkungen, Rollenrechte, HTTPS, Passwort-Hashing, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung für besonders sensible technische Geheimnisse oder Daten, soweit implementiert und konfiguriert.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, insbesondere wenn neue Funktionen, Module oder gesetzliche Anforderungen dies notwendig machen. Bei wesentlichen Änderungen kann eine erneute Kenntnisnahme verlangt werden.